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“采購,看似一件極其簡單不過的小事”

放大字體??縮小字體 發布日期:2022-10-12??來源:網絡??作者:紙引未來網 ??責編:唐秋秀
核心提示:采購,看似一件極其簡單不過的小事,有的人會說采購不過是買買東西,我們每天都在采購
 紙引未來網訊 采購,看似一件極其簡單不過的小事,有的人會說采購不過是買買東西,我們每天都在采購。的確,通俗的說,采購就是買東西,但是這里面的學問可不少,在還沒涉及采購管理這方面知識的時候,對于一些,在各大超市比價的行徑感到十分的不屑,而自己通常只在習慣去的超市進行購物,通過學習這方面的知識之后才發現,自己當初為什么應聘采購管理的崗位沒有成功。

 
  在建筑工程領域,對采購管理的定義如下:通過綜合管理手段,在恰當的時間,以合理的價格、恰當的數量和良好的質量,從適合的供應商處采購物料、服務和設備就是采購管理。其中,獲得“物料、服務和設備”是采購的目的;“恰當的時間,以合理的價格、恰當的數量和良好的質量”是采購的具體目標;為了達成該目標需要從若干個維度開展管理工作,以保障目標的有效完成。梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到:“在采購設備、原材料和分包服務的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目采購操作中,要實現這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環節的控制,來有效的降低采購成本,從而使項目資金達到最優的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。
 
  采購管理既是一種業務工作,又是一種管理工作;所以既包業務屬性,又具備管理屬性。同時采購管理是作為一種特殊的項目管理,還繼承了項目管理的眾多屬性。從采購業務本身看:采購管理的核心意義也可以按照項目管理特性,從進度(T)、質量(Q)、成本(C)三方面進行闡述,即降低成本、按進度交付、采購產品質量合格。從管理屬性看,采購管理還肩負著多人協作和監督管控的重要意義。從這個層面來說,采購并不是我們日常買東西這么簡單。
 
  那我們采購管理到底是管什么呢?我覺的應該從五個方面進行管理:
 
  1、采購業務本身(工作流程);
 
  2、本企業的業務相關人;
 
  3、外部供方企業;
 
  5、全流程成本概念,控制總成本。
 
  一、采購業務本身(工作流程)
 
  根據采購金額的大小,數量的多少,我們常將采購分為幾種不同的形式,如招標采購,議標(續標)采購,詢價采購,戰略供方招標,戰略訂單采購,零星采購,緊急采購。這些不同的采購業務流程,屬于采購工作的不同場景。有的場景側重過程形式本身、有的場景側重金額,有的場景側重時間、有的場景側重采購標的物(標的物指買賣合同中所指的物體或商品)。雖然名目繁多,其實各種場景的本質都是一樣的,核心都是“比質比價”的過程。所以做好采購工作的重點就是抓住“比質比價”這一核心,對特定的采購工作進行差異化管理。
 
  二、本企業的業務相關人
 
  在很多人眼里,采購就是一項油水充沛的工作,因為其中涉及的金額往往十分巨大,因而對采購業務相關人員進行管理就變得十分有必要。如果采購人的職位相對固定就容易發生腐敗現象,因而采購人員的職位和工作屬性最好與某次采購相對應,即一次性。采購組織的成員因為某個采購項目被臨時授權,擔任某個角色。在這次采購任務中,這名成員可以行使被指派的業務操作權;一旦采購項目結束對應的角色權限也被一并釋放。這與我們習慣的固定的組織機構下,崗位職能相對穩定略有不同。
 
  三、外部供方企業
 
  基于長期的降低采購成本的理念出發,在項目的采購管理中應該貫穿一個“供應商管理”的思想,也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證,又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優勢,對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意:
 
  1.與供應商建立直接的戰略伙伴關系
 
  對于采購方來說,一旦確定了可以長期合作的供應商,應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則,建立一種雙贏的合作關系,使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢,也使供應商擁有長期穩定的大客戶,以保證其產出規模的穩定性。這種戰略伙伴關系的確立,能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。
 
  2.供應商行為的績效管理
 
  在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理,以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣。比如:建立供應商績效管理的信息系統,對供應商進行評級,建立量化的供應商行為績效指標等等,并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續合作:增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等,對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為,保證優質及時的供貨,從而有效的降低項目采購總成本。
 
  供應商管理中一種重要的體現形式就是《供方名錄》的管理。采購方通過對大量供方單位資料的收集,形成的供方資料庫表就是《供方名錄》,《供方名錄》需要不斷地維護才能發揮其真正的存在價值。不斷新增的《供方名錄》可以幫助采購方持續擴大比選的范圍;滾動更新的《供方名錄》才能達到優勝劣汰的目的,也能規避一定的內幕交易。供應商管理中除了《供方名錄》外的另一項內容就是供方評估的機制。為了讓優秀的供方企業持續的為采購方服務,不良的供方企業不要再繼續影響企業的發展。采購方需要對名錄中的供方企業進行持續的、定期/不定期的評估,并共享給其他伙伴單位。評估的內容包含:供方企業的資信及實力、歷史交易記錄(業績)、歷史的履約情況……。
 
  這些評估的關鍵信息,需要采購方在業務進行的不同階段實時記錄。然后定期組織統一的評估活動,為一個階段內合作的供方企業進行批量評估和評級,評價的結果將指導未來的采購業務工作。
 
  四、歷史業務數據
 
  數據積累工作在任何管理工作中,都有著舉足輕重的意義。它是歷史工作的經驗,也是即將開展的工作的有效參考。采購管理工作在這方面也不例外。歷史采購業務形成的交易記錄,能夠完整記錄歷史業務工作開展的全貌,方便隨時參考和監督;歷史采購業務中各供方企業的表現,能成為定期評估的重要參考依據;歷史業務形成的資料,可以形成模板供新的同類采購業務參考。
 
  五、全流程成本概念,控制總成本
 
  在探討項目采購管理中降低成本的問題時,應該確立采購全流程成本的概念,我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低,是對總成本的控制,而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低,但獲得優質的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。
 
  同時,降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本,還要考慮相關方面的利益,成本就像在U形管中的水銀,壓縮這邊的成本,那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應,這種成本降低是不會體現在項目采購管理的利潤之中的。所以,需要建立這種全流程成本的概念,來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成本降低,還應該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效,從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣,我們才能在采購過程中發掘無處不在的降低成本的機會。
 
  綜合全文觀點,想要將采購管理工作做好,就需要清晰的界定管理的邊界;認清采購管理的管理要點;再從本質上認識采購業務和差異化的管理規律。這樣,才能在未來的采購管理工作中,看清問題的關鍵,輕松應對各種的采購業務場景中的問題。

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