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掌上紙引未來
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01
采購無處不在
所有的公司都有采購活動，不管是世界500強，還是街邊雜貨店，都會涉及到采購業務。采購流程對大多數公司來說都是非常重要的，但是在不同的行業，受重視程度略有不同。
在生產制造行業，比如汽車或是高端電子消費品公司，采購在組織內的地位是非常高的，這是因為采購成本占商品成本的比率可以達到60-70%，一件商品成本是10元，其中6-7塊錢用于采購原料、零部件或是其他用于制造商品的材料。
當一家企業的采購支出數以億計，只要能節省下一丁點兒錢，那都是很龐大的數字。
省下來的錢是公司的純利潤，所以采購的一項重要工作就是尋找降低成本的機會。由于受重視的程度高，制造企業舍得投入，采購團隊素質很高。
在咨詢服務類企業里，采購過程的意義就沒那么高了，因為他們提供的是無形的服務，不需要大量采購原料和零部件，也就不需要最頂尖的采購人才。雖然采購在這類公司運營成本中占比不高，但依然是需要的。
還有一類服務型的組織很依賴于采購，那就是醫院，他們需要獲取醫藥產品。
每年的醫保談判都是一場“靈魂砍價”，比如2021年11月11日，被譽為“最美采購人”的國家醫保局談判代表張勁妮，把原本報價每瓶5.3萬多元的藥，經過前后8輪談判，硬是“砍”到了3.3萬元。
考慮到中國巨大的人口基數，醫藥產品的采購金額是非常可觀的，節省下的錢對國家和患者都意義重大。
02
兩個主要的采購流程
采購流程主要可以分為兩個部分，首先是高層次的活動，包括開發、挑選供應商，這項工作由采購經理PurchasingManager負責。
其次是采購中的日常操作部分，從已經選定的供應商中，定期采購商品或是服務，一般是由采購員執行操作，他們也叫做Buyer或是Material Planner。
上圖顯示了采購的五個步驟。其中用深藍色顯示的是高水平的管理活動，包括選擇和評估供應商。
找到了最合適的供應商后，采購經理的工作并沒有結束。隨著時間推移，供應商的交付表現可能會有起伏，或許是質量問題、或是訂單來不及生產，在極端情況下，供應商甚至會因為破產而中止供貨。
采購經理的另一項重要工作是監控供應商的表現，評估風險，保障供應的持續性。
淺色的三個方框是采購員的日常操作工作。
首先，采購員要下采購訂單，他根據庫存和未來需求，在系統的提示下做采購訂單，然后把它發給供應商，通知對方確認訂單、準備交付。
其次，采購員要跟蹤訂單，保證供應商在規定的時間，把正確的商品交付到指定的地點。最后，采購員還要檢查到貨的商品是否和訂單上要求的一致，包括數量和質量等等。
03
采購到底在買什么？
采購就是買東西，但是和我們熟悉的“哦買噶，買它”不太一樣。
企業通常采購這四種類型的產品。
1.原材料
咖啡店的原材料是咖啡豆和牛奶，制造業工廠的原材料是各種金屬、橡膠、樹脂、木材或是其他的原料。
2.零部件
有些工廠不加工初級原料，而是根據訂單組裝產品，這時候購買的就是零部件了。
3.成品
購買成品在零售業里非常普遍，在咖啡店里售賣的杯子和周邊商品，這些都是成品，咖啡店不會生產加工此類物品，都是通過外部采購獲得。
在制造企業里也有此類情況，一些工廠把外購成品換個包裝，貼個牌子就能出售給客戶。
4.間接材料
以上三種都是直接用于制造的物料，構成了產品的一部分，所以被稱作直接材料。還有一類材料不是產品的組成部分，但它們也促進了生產過程，因此被稱為間接材料，比如辦公桌椅、工具手套和清潔用品等等。
04
采購流程
采購活動的主體是客戶和供應商，流程主要是他們之間展開，其中最主要的活動有以下內容，請見下圖。左邊是客戶，右邊是供應商，他們需要通過數個步驟完成采購過程。
1.需求
企業里的采購都是有的放矢的。首先要有需求，工廠需要原料用于生產，所以去采購原料，需要組織團建，所以去采購相應服務。采購活動的起點就是業務部門的需求，包括具體的原料、零部件的型號和數量等等。
2.采購
然后進入采購流程，需要把訂單發給供應商。客戶如果與供應商沒有固定價格的合同，那么必須先獲得有關價格的信息，這一系列活動就是詢價，英語中使用Requestfor Quotation（簡稱RFQ）來表示。
當客戶接受了供應商的報價，就會給對方發送訂單。供應商需要回復確認訂單上的數量和交貨期。
3.交付
為了確保供應商能夠、并且是在要求的時間內交貨，采購需要跟蹤供應商的訂單完成情況。供應商在安排出貨后，要及時把詳細的清單發給客戶，并告知貨物預計到達的時間，便于客戶安排收貨。
運輸過程也需要被監控，一般來說，付運費的一方會承擔這項工作，因為他們控制著運輸商，當然這也不是絕對的，雙方都可能會跟蹤貨物的運輸狀態。
當商品運至目的地后，客戶就會開啟收貨流程，根據發貨單核對物品，檢查種類和數量是否都一致，并進行抽檢，看看是否有任何的損壞，檢查無誤后確認收到貨物，并通知供應商，后者可以開發票給客戶。
4.評估
客戶需要對長期供貨的供應商進行評估，在及時交貨、質量、響應速度、配合度等多個維度進行綜合考評。如果供應商沒能達到預期，就需要進行整改。
對供應商來說，這是聆聽客戶聲音和學習先進管理經驗的好機會，通過不斷完善自我，提升企業的競爭力。
從需求的起點出發，經過了采購執行和交付核實，最后到持續改進，客戶和供應商之間的采購過程形成了PDCA閉環。雙方的業務都得以推進，并且向著發展長期合作關系的方向邁進。
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