做好采購計劃的重要性

 

　　（一）采購計劃可以實現集中采購，降低采購成本；

 

　　（二）采購計劃可以減少緊急采購，降低額外成本；

 

　　（三）采購計劃可以提高工作前瞻，規避行情風險；

 

　　（四）采購計劃保障產供銷協同更加順利，減少停工待料和異常庫存的產生。

 

　　02采購計劃相關的幾個概念

 

　　（一）采購周期

 

　　采購周期，是采購部對內部客戶的承諾。是指采購部從接到內部客戶的采購申請（PR）到物料到庫之間所需的時間。

 

　　（二）到貨周期

 

　　到貨周期，是供應商對采購部的承諾。是指采購部從下訂單（PO）給供應商到物料到庫之間所需的時間。

 

　　（三）請購周期

 

　　請購周期，是指內部客戶兩次向采購部集中提報需求的間隔時間。如每個月1號和16號各提報一次整體的請購計劃，那么請購周期就是半個月。

 

　　（四）最小起訂量

 

　　一種物料每次最小的訂貨量。英文Minimum order Quantity，常見簡稱為MOQ。最小訂貨量受到物料的包裝規格、運費、運輸便利性、供應商地位等多種因素影響。最小起訂量派生出最小請購量。從絕對值上，最小請購量≥最小起訂量。

 

　　（五）經濟批量

 

　　經濟批量，是一個基于綜合成本思維的定義。是指在一定時期，運輸成本、儲存成本和訂貨成本綜合最低的采購批量。

 

　　（六）庫存周轉率

 

　　庫存周轉率，是指在某一時間段內庫存貨物周轉的次數。是反映庫存周轉快慢程度的指標。成品有庫存周轉率指標，原料也有庫存周轉率指標，邏輯是一樣的。

 

　　某原料庫存周轉率=一定時期內該原料使用量/一定時期內該原料平均庫存量*100%

 

　　與之對應的有，庫存周轉次數、庫存周轉天數：

 

　　某原料庫存周轉次數=一定時期內該原料使用量/一定時期內該原料平均庫存量

 

　　某原料庫存周轉天數=一定時期所指天數/該原料庫存周轉次數

 

　　如：某原料一個月使用量300pcs，一個月內日平均庫存為30pcs

 

　　那么，該原料當月的庫存周轉率=300/30*100%=1000%

 

　　該原料當月的庫存周轉次數=300/30=10（次）

 

　　該原料當月的庫存周轉天數=30/10=3（天）

 

　　（七）戰略采購

 

　　在按采購計劃實施日常采購外，我們在應對行情的階段性上漲、上游供給預見性緊張等形勢時，會采取戰略采購的策略，提前規避風險。

 

　　（八）安全庫存

 

　　安全庫存是指為防止物料供給或需求的不確定性因素（如需求異常增加、交期意外延長等）造成停工待料而準備的緩沖庫存。其將在這些不確定因素發生時，在采購周期期間，保障物料供給和正常的生產秩序。

 

　　安全庫存對應的庫存量，稱為安全庫存量，有時候也簡稱為安全庫存。

 

　　公式為：

 

　　安全庫存量=（預計最大日用量-平均日用量）*采購周期

 

　　或者為：

 

　　安全庫存量=預計最大日用量*緊急采購周期

 

　　或者為：

 

　　安全庫存量=服務水平系數*（采購周期*平均日用量）的標準差

        
 

　　（九）訂貨點

 

　　訂貨點，即采購訂貨的時間點對應的庫存量。最理想的訂貨點選擇是，當庫存量降低到安全庫存時，在訂貨點所對應的時間下單采購的物料剛好到達倉庫。

 

　　最簡單的訂貨點公式為：訂貨點=平均日用量*采購周期+安全庫存量

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　　03如何做好采購計劃

 

　　為了說透如何做好采購計劃這一課題，我們首先需要假設，原來公司沒有采購計劃。如果原來公司沒有采購計劃，我們就需要從靜態的采購計劃做起。

 

　　（一）如何做靜態的采購計劃

 

　　靜態的采購計劃，是不考慮需求的波動，從0到1先把采購計劃表做起來。

 

　　首先，我們要對物資進行分類，先將商品和服務要區分開來（一般而言，商品和服務由于需求的頻率、穩定性、和周期不同，需要分別制定），然后再將流行和長尾的物資區分開來，這有助于我們后期制定采購周期。

 

　　其次，我們要對不同物資的日用量/月用量進行了解。通過過往的經驗數據進行平均，或者加權平均，得到相對可信的平均日用量。

 

　　第三，我們要對不同的物資，了解供應商的到貨周期，從而制定采購周期。這是一項需要大量調研和驗證的工作。同一種物資，可能不同的供應商有不同的到貨周期；同一個供應商，對不同的物資可能到貨周期不同；同一種物資，進口和國產的，本地采購和外地采購，周期也不同。我們不能只關注一個點，不能完全因供應商而異，但也不能完全不尊重供應商的實際情況，而要全面了解后，制定一個能實現穩定供貨，又不至于太佛系的采購周期表。

 

　　第四，設定最小請購量。最小請購量受最小訂貨量（MOQ）制約。因此，需要了解每一種物資（有時也因供應商而異）的最小訂貨量，再結合最小訂貨量和采購經濟性設定最小請購量。

 

　　第五，設定安全庫存量。使用安全庫存量計算公式，為每一種或者每一類物資設定合理的安全庫存量。

 

　　第六，確定請購周期。我們是希望一個月采購一次，還是半個月采購一次。這取決于內部客戶滿意度、庫存周轉率、行業交易習慣、采購部的工作精力等多項因素。

 

　　最后，制定采購計劃表。將我們上述所有的字段：物資編碼（如沒有，后期要盡快制定，這有利于實現物料的唯一性身份，是信息化的第一步。關于物資編碼的操作辦法在后續文章推送）、物資名稱、最小請購量、采購周期等放入結構化表格中，再預留請購日期、請購數量、審核數量、期望到貨時間（交貨日期）等字段。完整的靜態采購計劃表詳見下圖：

 

　　

 

　　這是一個從SAP中導出的格式化的請購計劃表，借助信息技術，它在請購部門審核通過后能直接流入采購部門，成為采購計劃表。它能夠幫助我們減少重復勞動，同時留下操作痕跡。

 

　　關于采購申請數量（采購計劃數量），靜態的簡單的算法為：

 

　　采購申請數量=請購周期*平均日用量

 

　　訂貨點=安全庫存量+采購周期*平均日用量

 

　　如此，理論上，每次到貨時，實際庫存量剛好等于安全庫存量。

 

　　由于實際經營中，需求會波動，要更好地做好采購計劃，就要做動態的采購計劃。

 

　　（二）如何做動態的采購計劃

 

　　之所以需要做動態的采購計劃，是因為需求的高波動和不確定。

 

　　采購計劃源于需求計劃，需求計劃源于生產計劃和庫存，生產計劃源于銷售計劃，銷售計劃源于對客戶需求的預測。

 

　　這是內部供應鏈的計劃移動。

 

　　需求預測，從客戶的客戶，到供應商的供應商。

 

　　這是外部供應鏈的計劃移動。

 

　　而這種逐級預測，由于需求信息無法完全共享和透明，導致需求逐級被放大的現象，就是著名的牛鞭效應。

       
 

　　牛鞭效應是供應鏈領域中普遍存在的高風險現象，它直接加重了庫存風險，提高了溝通成本，甚至擾亂了經營秩序。

 

　　為了解決需求預測和采購計劃的準確性問題，FuturMaster公司深入客戶企業，通過識別影響需求波動的所有因素，清洗數據，整合市場信息，建立預測模型。

 

　　我最早刻意了解這家公司，是在2016年上海的供應鏈領袖峰會上。在會上FuturMaster公司介紹了其給全球知名公司解決計劃問題的案例，一方面說明了需求的波動性給眾多企業帶來真實存在的煩惱，另一方面也說明了大型企業深刻認識到需求預測的重要性和迫切性。

 

　　作為采購從業者，除了被動接受需求計劃，做成采購計劃外，如果要更高階地創效，就要將視野放寬到大供應鏈，去了解外部市場對采購計劃的影響，去提前預測不確定性和波動量。

 

　　如何做？FuturMaster創始人及CEO周波先生曾分析過：

 

　　1.延伸性供應鏈的數字孿生

 

　　建立顆粒度更細、范圍更廣的延伸性供應鏈數字孿生，不僅覆蓋自己的客戶和供應商，還要覆蓋客戶的客戶和供應商的供應商，得到供應鏈上每個節點的數據。并通過實時數據流，進行數字孿生的實時更新。同時利用高性能查詢引擎，支持各層級實時數據的分析及大量查詢。

 

　　2.敏捷&智能地應對變化

 

　　通過數字孿生和實時數據，實時監控并感知生態圈中發生的變化。

 

　　分析最新變化對需求端及產品可得性產生的影響，從而快速作出反應，進一步提高企業的響應能力。同時，應用AI技術，持續自動地對供應鏈進行局部調整，確保整個供應鏈能夠快速敏捷地應對新變化。

 

　　3.增強型計劃

 

　　建立長期且更加智能的增強型計劃，不僅覆蓋企業內部，還要覆蓋供應鏈的上下游。

 

　　“作為生態圈中的零頭企業，我們扮演著生態圈中最重要的角色，我們需要幫助經銷商、客戶和零售商，提高他們感知需求和敏捷響應需求變化的能力。企業要通過增強型的計劃做一個包含整個生態圈的計劃，這個計劃遠遠超過自己企業范圍的變化，要把整個生態圈納入到計劃體系當中。”

 

　　近年來，數字技術在需求感知（尤其是長期需求感知）和NPI中的應用越來越廣泛。企業得以進行大規模的銷售預測，依據最新數據自動做出調整。不同渠道中影響銷售預測的因素也不同，當促銷是影響因素時，企業可利用AI預測促銷所帶來的影響，然后通過歷史促銷數據，優化未來的促銷計劃。

 

　　4.模擬未來可能發生的事件

 

　　針對不確定性對未來可能發生的風險進行大量模擬，做好場景管理和預案。除此之外，企業還應依據新事件持續更新預案。風險來臨時及時應用相應預案，降低小概率事件帶來的沖擊。

 

　　04結束語

 

　　深度研究采購計劃，是因為我們想跳出采購部門的本位主義，從大供應鏈視角和公司經營高度，追求供應鏈實現：

 

　　1.讓公司對客戶的訂單滿足率達到完美水平；

 

　　2.讓公司的庫存水平始終適應市場的變化和產品的更迭；

 

　　3.讓公司與分銷商和客戶的關系帶來附加價值；

 

　　4.為公司實現遠景目標提供持續動能和永久保障。