為了做好采購，先給自己定個時間管理的小目標

 

　　用心回答，這很重要

 

　　1.你通常工作很長時間嗎？

 

　　2.你通常把工作帶回家嗎？

 

　　3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎？

 

　　4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？

 

　　5.即使沒有出現嚴重問題或危機，你也經常感到工作有很多壓力？

 

　　6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？

 

　　7.你時常在做重要工作時被打斷嗎？

 

　　8.你在辦公室用餐嗎？

 

　　9.在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？

 

　　10.你時常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？

 

　　11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？

 

　　12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？

 

　　13.當你長休了一段時間，你是否有負罪感？

 

　　14.你常無暇閱讀與工作有關的書籍？

 

　　15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事？

 

　　16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？

 

　　請對號入座

 

　　12－16個“yes”：救命！你在時間管理上需改進！

 

　　8－12個“yes”：當心！你需要重新審視你的時間行動指南

 

　　4－8個“yes”：可以！方向正確，但需要提高沖勁！

 

　　0－4個“yes”：恭喜！請堅持并保留你的方法

 

　　01

 

　　簡單，但不容易做到

 

　　1.個個擊破，不要同時處理多項任務，實驗表明同時處理多項任務反而需要多花30%的時間，失誤率則增加1倍。

 

　　2.不斷接觸新信息反而會抑制創造性。

 

　　3.自制：集中精力、過濾信息、適當休息。

 

　　4.找到你的“獨處時間”。

 

　　5.不回復抄送郵件。

 

　　6.打電話勝過郵件。

 

　　7.放棄凡事都須事必躬親的幻想。

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　　02

 

　　凡事請歸納在3條以內

 

　　麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”

 

　　由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。

 

　　從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。

 

　　麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

 

 

　　1、分清事情的輕重緩急

 

　　不是說很急的事情我們就一定馬上去做，我們要抓住最重要的事情。這樣，我們才不會因為眾多的瑣事而把自己的目標擱在一旁，最終造成浪費時間的局面。這是時間管理當中最重要的一點，我們首先應該把它做到位。

 

　　2、盡力將瑣事集中起來

 

　　根據著名的80/20法則，許多人往往將大部分的精力用在了那些占多數（約80%）但無用的事情上。高效人士則總能將精力集中在少數（20%）但最重要的事情上。我們應好好地利用這個法則，它也叫帕累托原則。

 

　　3、注重效果

 

　　有些人做事的效率的確很高，但到要做完時卻發現搞錯了方向，導致做了許多無用功。我們一定要以目標為導向，注重實際效果，同時再結合高效率的行動就能收到事半功倍的效果。

 

　　4、高效行動

 

　　高效率的行動是節約時間的有利武器，做事如果拖拖拉拉，一天給你26個小時你一樣會嫌少。現代社會的工作節奏越來越快，高效率做事已經成為成功人士的象征之一。

 

　　5、靈活、機動，能控制突發事件

 

　　突發事件的發生，誰也不能避免，但如果你沒有做好準備和對策，它可能要耗費你大量的時間。因此靈活、機動的做事也就顯得很重要了，當然在此同時我們應該多對突發事件做些研究，以便能更好地控制它。

 

　　6、不要盲目樂觀，對小事也要有足夠的重視

 

　　有些人總認為自己能力很出眾，完成一個任務是很輕松的事情，但結果卻恰恰相反花了大量時間還沒有做好。對時間的預算，我們當然不能一絲不差，但也不能相差太遠，要是這樣，你的全盤計劃就肯定會被打亂。不要不重視小事，事情往往都是說起容易做起難的，要對即將處理的問題有充分的認識。

 

　　7、要有果斷決策的能力

 

　　很多人之所以比別人落后，原因之一就是在決策的時候優柔寡斷、猶豫不決！時機是不等人的，要是你沒有及時做出決定及時抓住時機，過了這個村就沒有這個店，事情變得更糟之時你要趕上往往就得付出加倍的努力。

 

　　8、做事之前要充分、精心準備

 

　　麥肯錫人要解決的問題通常都是很復雜的，但他們總是能取得令人滿意的成績，這和他們事前的精心準備是分不開的。正所謂：“知己知彼，百戰不殆”，我們有了充分的準備，就能把要做之事的相關信息了解透徹，當然行動起來就會快捷得多。

 

　　9、善于團隊合作

 

　　沒有完美的個人，只有完美的團隊。團隊的力量可以彌補個人的缺陷，能使我們更快、更好地完成手中的任務。

 

　　10、善于授權

 

　　當你處在一定的領導位置的時候，你還是像做一個職員之時什么事都親歷親為，那你只會累死還不會做出很好的成績來。要學會將你手中的權利放下去了，相關的擔子也就放下去了，這樣你才能挑得起、走得動，否則你只會被壓垮，既浪費時間還不能把事情作好。

 

　　04

 

　　細節定成敗！！

 

　　請做正確的事情

 

　　“正確地做事”強調的是效率，其結果是讓我們更快地朝目標邁進；“做正確的事”強調的則是效能，其結果是確保我們的工作是在堅實地朝著自己的目標邁進。換句話說，效率重視的是做一件工作的最好方法，效能則重視時間的最佳利用——這包括做或是不做某一項工作。麥肯錫卓越工作方法的最大秘訣就是，每一個麥肯錫人在開始工作前必須先確保自己是在“做正確的事”。

 

　　人們關注的重點往往都在于前者：效率和正確做事。但實際上，第一重要的卻是效能而非效率，是做正確的事而非正確做事。

 

　　對企業的生存和發展而言，“做正確的事”是由企業戰略來解決的，“正確地做事”則是執行問題。前者是進取創新的、主動的，而后者是保守的、被動接受的。

 

　　開始時請懷有最終目標

 

　　意味著從一開始時你就知道自己的目的地在哪里，從一開始時你就知道自己現在在哪里。清楚為了達到這樣的目的，哪些事是必須的，哪些事往往看起來必不可少，其實是無足輕重的，保證你邁出的每一步都是方向正確的。要求我們在工作中，時刻檢查自己做得事情是否偏離了最終目標，是否為最終目標做出有意義貢獻。千萬不要忙忙碌碌、最后卻發現自己是背道而馳。這樣會讓我們逐漸形成一種良好的工作方法，養成一種理性的判斷規則和工作習慣，會呈現出與眾不同的眼界。

 

　　有一個被廣泛傳播的事例。我們走進一片叢林，開始清除矮灌木。當我們費盡千辛萬苦，好不容易清除完這一片灌木林，直起腰來，準備享受一下完成了一項艱苦工作后的樂趣時，卻猛然發現，不是這塊叢林，旁邊還有一片叢林，那才是需要我們去清除的叢林！有多少人在工作中，就如同這些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋頭砍伐矮灌木，甚至沒有意識到要砍的并非是那片叢林。

 

　　誰更重要？請編排行事優先次序

 

　　我們總是不能靜下心來去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人們的慣常地習慣是按照事情的“緩急程度”決定行事的優先次序，而不是首先衡量事情的“重要程度”。

 

　　所謂“重要程度”，即指對實現目標的貢獻大小。對實現目標越有貢獻的事越是重要，它們越應獲得優先處理；對實現目標越無意義的事情，愈不重要，它們愈應延后處理。簡單地說，就是根據“我現在做的，是否使我更接近目標”這一原則來判斷事情的輕重緩急。

 

　　事情的四個層次

 

　　1）重要而且緊迫的事情

 

　　這類事情是你最重要的事情，而且是當務之急。有的是實現你的事業和目標的關鍵環節，有的則和你的生活息息相關，它們比其他任何一件事情都值得優先去做。只有它們都得到合理高效地解決，你才有可能順利地進行別的工作。

 

 

　　這種事情要求我們具有更多的主動性、積極性和自覺性。從一個人對這種事情處理的好壞，可以看出這個人對事業目標和進程的判斷能力。因為我們生活中大多數真正重要的事情都不一定是緊急的。比如讀幾本有用的書、休閑娛樂、培養感情、節制飲食、鍛煉身體。這些事情重要嗎？當然，它們會影響我們的健康、事業還有家庭關系。但是它們急迫嗎？不。所以很多時候這些事情我們都可以拖延下去，并且似乎可以一直拖延下去，直到我們后悔當初為什么沒有重視，沒有早點來著手重視解決它們。

 

　　3）緊迫但不重要的事情

 

　　有這樣的事情嗎？當然，而且隨時隨地會出現。本來你已經洗漱停當準備休息，好養足精神明天去圖書館看書時，忽然電話響起，你的朋友邀請你現在去泡吧聊天。你就是沒有足夠的勇氣回絕他們，你不想讓你的朋友們失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你頭暈腦漲，一個白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了，而你認為重要的事情卻沒有做，這或許會造成你很長時間都比較被動。

 

　　4）既不緊迫又不重要的事情

 

　　很多這樣的事情會在我們的生活中出現，它們或許有一點價值，但如果我們毫無節制地沉溺于此，我們就是在浪費大量寶貴的時間。比如，我們吃完飯就坐下看電視，卻常常不知道想看什么和后面要播什么。只是被動地接受電視發出的信息。往往在看完電視后覺得不如去讀幾本書，甚至不如去跑跑健身車，那么剛才我們所做的就是浪費時間。其實你要注意的話，很多時候我們花在電視上的時間都是被浪費掉了。

 

　　ToDo每天制作一個圖表

 

　　每天總是忙碌而凌亂，有時候累得暈頭轉向，卻又常常將一些重要的事遺忘？

 

　　從現在開始，每天都制作一個圖表吧！

 

　　圖表所要表達的信息務必一目了然！每天抽出幾分鐘，對當天的工作和圖表的內容進行小結和回顧；

 

　　其次，圖表會為我們節省大量的時間。制作表格的一個明顯好處是可以排定事情的優先次序，可以明確一些事情究竟是應該做還是不應該做；

 

　　第三，圖表還能調動我們的工作積極性。每天制一張圖表，可以使你對自己的目標更清晰，當一天的工作結束時，檢視當天的圖表，可以發現哪些工作還沒有完成，哪些工作還可以做得更好，從而使自己的積極性能夠充分地發揮出來。

 

　　學會從廢紙簍開始

 

　　減少文件堆積的最有效工具之一，是個大廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡，可大致判斷一個人利用時間的情形。另外，保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。如果你真正需要某一份資料，你也許會在公司其他部門或某一個人的檔案中找到；或者你打一個電話就可以解決問題；或者沒有這項資料也過得去。

 

　　我們并不是說翔實的檔案就毫無用處，但問題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那么多時間和精力去匯集、整理、歸檔和保存。

 

　　雜亂無章是一種壞習慣

 

　　工作無序，沒有條理，在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找，這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。

 

　　辦公桌面是否整潔，是工作條理化的一個重要方面。建立一個較佳的工作秩序，增加單位時間的使用效率，合理組織工作。隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。把最優先的待辦件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽視它們。

 

　　把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作，一項工作做完后，一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊。

 

　　不要妄想把整個海洋煮沸

 

　　記住：你不可能將整個海洋煮沸！個人的知識和能力是有限的，依靠和利用團隊成員的知識、經驗和能力共同完成項目是明智的選擇，不要擔心功勞被別人搶走。

 

　　請你：先摘好摘的果子

 

　　通俗地說，就是先從最容易、最有把握的地方做起。

 

　　我們在摘取了一定數量的好果子之后，心里自然會建立起一種信心，我一定能把目標實現，進而在以后的旅途中，能夠抗得起命運的重擔。這同時也是一個循序漸進的過程，我們這樣由易到難地做事，自己心里對這個過程肯定會越來越熟悉，所以在困難越來越大時，我們能夠沉著應付。

 

　　重要的少數與瑣碎的多數

 

　　這個原理是19世紀末20世紀初意大利經濟學家兼社會學家維弗烈度·帕累托提出的。它的大意是：在任何特定群體中，重要的因素通常只占少數，而不重要的因素則占多數，因此只要能控制具有重要性的少數因素即能控制全局。

 

　　這個原理經過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“80/20原理”——即80%的價值是來自20%的因素，其余的20%的價值則來自80%的因素。

 

　　“80/20原理”對工作的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。你應該將時間花于重要的少數問題上，因為解決這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。

 

　　一次盡量解決一件事

 

　　許多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在于他們沒有掌握這個簡單的工作方法：“一次只能解決一件事。”他們總試圖讓自己具有高效率，而結果卻往往適得其反。