采購合同審計清單

 　　01

 

　　公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

 

　　（1）商品的品種、規格和數量

 

　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。

 

　　（2）商品的質量和包裝

 

　　合同中應規定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。

 

　　（3）商品的價格和結算方式

 

　　合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。

 

　　（4）交貨期限、地點和發送方式

 

　　交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。

 

　　（5）商品驗收辦法

 

　　合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

 

　　（6）違約責任

 

　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:

 

　　①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;

 

　　②不按合同中規定的商品質量標準交貨;

 

　　③逾期發送商品。

 

　　購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。

 

　　（7）合同的變更和解除條件

 

　　合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續來變更或解除合同等。

 

　　此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

 

　　02

 

　　①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。

 

　　②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。

 

　　③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。

 

　　④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。

 

　　⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。

 

　　⑥采購合同應當采用書面形式。

 

　　03

 

　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，并簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟:

 

　　①訂約提議

 

　　訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內受自己提議的約束。

 

　　②接受提議

 

　　接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。

 

　　③填寫合同文本

 

　　④履行簽約手續

 

　　⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證

 

　　有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。

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　04

 

　　采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作

 

　　（1）加強對公司采購合同簽訂的管理

 

　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

 

　　(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行。

 

　　企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的實現。

 

　　(3)處理好合同糾紛。

 

　　當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

 

　　(4)信守合同，樹立企業良好形象。

 

　　合同的履行情況好壞，不僅關系到企業經營活動的順利進行，而且也關系到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業形象。

 

　　如何‖審查‖采購合同

 

　　一、關注合同主體

 

　　合同主體可以從兩個方面分析：

 

　　1、小規模納稅人和一般納稅人

 

　　如果企業是一般納稅人，應盡可能和一般納稅人合作，當然這不是絕對的，如果銷售價格差異過大，小規模納稅人也無可厚非。

 

　　2、合同主體的法律身份

 

　　常見的合同主體分為公司制企業、合伙企業、個人獨資企業、個體工商戶、自然人，不同主體的涉及的稅種不同，發票的開具也不同。

 

　　合同最核心內容是對雙方交易行為的描述和界定，交易行為性質決定了供應商應如何繳納增值稅。實務中特別注意的是交易行為是否涉及兼營和混合銷售。

 

　　二、關注合同主要標的（交易行為）

 

　　兼營是企業同時從事多項經營行為，而混合銷售是一項經營行為同時涉及產品和服務，采購合同中通常涉及混合銷售較多。如設備生產企業銷售設備的同時提供技術服務，門窗生產企業銷售門窗的同時提供安裝，這些都屬于混合銷售。按照國家稅務總局的規定，混合銷售跟隨主業交稅，對方企業如果是生產企業則應該全部繳納17%增值稅。但不同地區稅務局對這個問題有不同意見，典型的如河北山東和湖北國稅，認為如果企業在協議中能夠分清銷售和服務兩部分價款，且在自身財務核算中將兩種業務分開核算，可分開各自按照產品和服務適用稅率交稅。

 

　　具體工作中，如本省有明確規定，按照本省規定執行，如果沒有明確規定，應按照國家稅務總局規定執行。尤其是對于下游取票單位而言，應關注票據風險。

 

　　三、合同關于付款、發貨和發票的約定

 

　　采購合同中，銷售模式區分為款到發貨型、預付款型、分期付款型三種類型，這些模式會影響付款、發貨和發票之間的關系，需要特別關注。

 

　　1、款到發貨型采購

 

　　款到發貨型采購通常約定款到發貨，增值稅和所得稅納稅義務判斷關鍵在于實際收款時間和合同要求的付款時間之間的比較，通常按照孰早原則處理。

 

　　2、預付款型

 

　　很多采購需要提前支付預付款，供應商收到預付款不需要交納增值稅和所得稅，因此購買方只能以收據入賬，等待供應商發貨時確認收入交稅方能取得發票。

 

　　3、分期付款型

 

　　分期付款通常約定款項的分期延后支付，增值稅和所得稅都要求按照合同約定確認納稅義務，無論到時候是否實際收到款項，均應以合同時間為準。至于實務中款項未到，供應商是否提前開具全部發票，取決于雙方在合同中的約定，并無固定常規。

 

　　四、合同中關于違約條款的描述

 

　　違約條款是為了防止雙方在合同交易的關鍵要點中出現問題而特別列出的防范性條款，采購合同的防范性條款通常包括以下三部分：

 

　　1、貨物質量、數量和發貨時間的違約條款；

 

　　2、付款時間和數量的違約條款；

 

　　3、發票問題的違約條款。