財務管理如何參與采購環節的管理

 

　　一、財務管理與基本業務循環的關系

 

　　綜合剖析成功企業的經營模式，不難得出：企業要實現“自然資源資本化，經營要素擴大化，結構配置最優化，投資回報最大化”的目標，必須優化企業要素，系統挖潛，擴大市場營銷，和諧發展，其核心就是要以財務管理為中心加強企業管理。財務管理作為一項全面、綜合的管理活動，與企業各項基本業務活動有著非常密切的聯系。財務管理利用價值形式以資金流為主線，將銷售業務、研發業務、采購業務、生產業務等基本業務環節串聯在一起，并推動信息流和物流在各個環節中合理流動，形成“三流合一”的基本業務閉環循環系統。同時，財務管理主要通過資金流這個鏈條，將價值鏈分析、全面預算管理、資金管理、財務分析、成本控制、財務預警、內部審計等財務管理職能融合于這個采購環節之中，有效體現了財務支持領導決策、支持利潤創造和控制風險的核心職能。以提高企業經營效率為目標，一是通過會計記錄與核算、財務信息披露等基本會計職能，突破財務系統與非財務系統的信息屏障，實現信息及時傳遞；二是通過對價值鏈分析、資金分析、成本分析等財務分析手段，實現對企業經營決策的有效支持；三是通過成本控制、稅收籌劃、預算管理等財務管理手段，使財務管理介入業務系統過程管理，更好的為生產經營服務；四是通過財務預警、內部控制，內部審計等財務監控方式，不斷優化業務流程，明確職責劃分，規范信息傳遞、全面防控業務風險，使財務監控延伸到業務末梢。反之，基本業務循環也會促進企業財務系統不斷更新財務管理手段，優化財務管理目標和組織定位，提高財務人員的素質，推動企業財務管理不斷由核算型向管理型轉變，從而提升財務管理在企業經營管理中的地位。從這個意義上講，財務管理與基本業務循環是相互融合，相互促進的。進行財務系統與基本業務循環的有效融合，可以大大提升企業資源的利用效率和生產經營效率，從而實現企業價值最大化的目標。

 

　　二、采購活動的主要業務環節

 

　　采購活動是企業根據需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應商、經過商務談判確定價格、交貨及相關條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。公司的采購活動課大致分為戰略性采購和操作性采購兩個層次。

 

　　戰略性采購包括：供應商管理(包括選擇、評價、談判、數據維護、解決沖突、尋找新的供應商幾個環節)；供應市場的研究和分析；制定降低成本的計劃和具體實施；改善采購流程的計劃和實施；制定采購戰略和采購策略；對交貨期、成本、供應商數量、付款期等重要指標負責；標準合同的制定；支持新產品開發等幾個方面的業務環節。

 

　　操作性采購包括：需求預測；制定物料需求計劃；詢價；定價并下訂單，簽定采購合同；庫存管理(指庫存水平)；貨物的接收；貨款支付并催要發票單據；與生產部門的協調；過程控制等相關業務環節。

 

　　三、財務管理參與采購管理

 

　　財務管理參與采購環節管理，應從財務管理的核心職能進行分析，即支持領導決策、支持利潤創造和加強風險控制三個方面進行論述。

 

　　（一）財務管理為采購管理提供價值分析，支持領導決策

 

　　價值分析是企業現代管理的工具，它站在企業和行業角度，分析何處可以增加企業價值或降低成本，同時更好保持企業與供應商及行業中其他企業的關系。一是財務管理可以通過收集和分析企業財務成本數據，將采購業務的各個環節分解為單獨的作業，然后通過業務分析法將各個業務區分增值與非增值作業，對于非增值的采購業務，分析研究是否采取業務外包或自行生產方式來降低采購成本，從而進一步優化采購流程、確定合理的采購批量和采購方式，提高采購增值作業的效率，以達到降低成本的目的。二是財務系統還可從戰略的高度對供應市場進行分析，考慮是否可以利用上下游價值鏈進一步降低成本或調整企業在行業價值鏈中的位置及范圍以取得成本優勢。比如通過行業價值鏈分析找出企業的競爭優勢，重新整合內部資源，制定新的采購戰略，與關鍵供應商建立戰略聯盟關系，支持新產品開發等等。

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　　（二）財務管理支持采購業務降低成本、撐開利潤空間

 

　　財務管理支持財務業務降低成本，主要體現在操作性財務業務層面，可在以下幾個采購業務環節進行成本控制。

 

　　1、采購計劃編制環節。在此環節，財務主要通過預算管理對財務計劃進行控制采購成本。主要體現在兩個方面：一方面采購部門的年度采購計劃是企業編制年度預算的重要依據，企業的資金預算、利潤預算等財務預算都需要以采購計劃進行統籌安排，因此，采購計劃編制的準確性是成本控制的起點，財務部門通過對采購部門計劃編制人員的業務指導，可以保障采購部門提供準確的采購計劃，財務人員的審核和把關，也可以將不合理的采購費用進行剔除，達到既滿足生產所需，又能控制成本的目的。第二方面，在日常管理中，財務部門可通過預算執行控制采購費用。即采購計劃必須按照月度或季度預算執行，控制在預算定額內，如有超預算或無預算的采購支出計劃，則要履行審批手續，從而有效控制采購支持。

 

　　2、詢價/比價環節。采購人員進行詢價時，財務部門可通過歷史采購價格分析來提供詢價依據，保障低價采購，同時，有些公司還將采購比價工作放在財務部門來控制采購價格。

 

　　3、采購合同簽訂環節。該環節財務主要參與付款比例和付款周期等采購付款條件的確定。采購付款條件決定資金使用和籌集的時問，適當的賒賬可以節省資金成本。短期來說可以節省財務費用，增加企業的價值。財務部門應積極與采購部溝通協調，參與采購合同簽訂前的審核工作。主要通過營運資金的分析，統籌考慮公司當前的資金狀況，向供貨商爭取最優的貨款支付方式，在確保不影響公司信用和進貨周期的前提下盡可能的延長付款周期和減少預付款的比例等等，即盡可能的利用合同付款條款減少公司的資金成本。此外，對于國外采購的項目，財務還可以參與選擇對本公司有利的結算貨幣、遠期套匯保值、信用證結算等，降低資金成本，減少資金占用。

 

　　4、貨款支付環節。在這個環節，財務主要可運用資金的統籌管理，考慮最優的資金結算方式，比如用遠期承兌匯票結算比現金結算可以減少資金占用，并利用暫時閑置資金發揮更大的資金效益；另外，財務還可以通過在增值稅進項稅環節進行稅收籌劃，主要是在采購時對進項稅發票進行確認，從進項稅能否抵扣、價格、質量、何時何種方式付款（考慮資金時間價值）等多方面綜合考慮，達到合理避稅的目的。

 

　　5、庫存管理環節。較高的庫存量不僅占用較大的資金，影響資金流動和使用效率，而且長期壓庫容易造成材料損失，不利于企業價值增值。財務可以通過對庫存水平和結構分析，并且車間成本核算人員可與倉庫管理人員聯合提出合理庫存的水平，有效降低庫存占用，減少呆滯庫存；另外，隨著全面預算管理體系在企業中的逐步推廣，財務可以通過采購預算的編制、執行、分析來有效控制材料庫存量和采購價格．同時利用儲備資金周轉次數、儲備資金平均占用等財務指標的考核來對采購部門進行約束、激勵。通過上述手段達到控制庫存、降低成本的目的。

 

　　（三）財務參與采購監督管理，控制采購風險

 

　　可以說，財務通過財務信用調查、內部審計、財務預警、內部控制、全面預算管理等財務控制手段參與采購風險控制，體現在采購業務環節的方方面面，是全面的風險管理。因此，該部分內容將以財務管理職能的方式展示財務參與采購監督的過程。

 

　　1、財務信用調查。在采購前期，財務可以參與對關鍵供應商的信用調查，主要運用一些財務調查和財務分析手段，了解供應商的財務狀況、資金狀況、銀行信譽狀況等，避免因供貨商因供貨不及時、產品質量不達標甚至不能供貨等原因造成經濟損失。

 

　　2、內部審計。財務可以運用管理審計、采購專項審計、采購績效審計等一些經濟審計手段對采購效率、采購流程以及采購風險等方面進行系統的評估分析，根據發現的問題提出管理建議，并督促采購部門進行整改落實，達到控制采購風險的目的。

 

　　3、內部控制。內部控制體現在采購管理的各個環節，并延伸到采購業務的末端。其主要是通過對采購權限的劃分和付款業務的授權審批進行風險控制，避免因采購人員的道德風險給公司造成采購損失。財務管理應當對采購與付款業務的各個環節建立嚴格的授權批準制度。明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和操作要求。此外，隨著以財務為主導的ERP等企業管理軟件的推廣，財務對采購環節的內部控制管理的能力得到有效提升。財務可以通過相關軟件對采購進行流程管理，沒有批準的申購單的采購一律不予入庫、報賬、付款，這能在一定程度上合理控制采購數量和時間。

 

　　4、財務預警。采購供應活動的財務信息及時反饋是實施動態采購風險控制的有效方式。財務通過系統分析公司內部核心采購環節，建立系統的財務預警指標體系，并構建有效的預警通道和預警處理機制，實現采購環節財務預警的實時反映和處理，從而達到控制采購風險的目的。采購環節的主要預警指標包括但不限于：采購計劃偏差率、采購價格差異率、存貨與流動資產比例、應付賬款周轉率、主要原材料庫存量、盤點差異率、付款逾期率等。

 

　　5、全面預算管理。隨著全面預算管理體系在大多數企業中的逐步推廣，財務可以通過采購預算的編制、執行、分析來有效控制采購風險，杜絕超預算、無預算采購項目的資金支付，從而有效減少采購風險，同時，財務還可利用儲備資金周轉次數、儲備資金平均占用等財務指標的考核來對采購部門進行約束、激勵。