ERP系統：讓編務工作更高質高效

  ERP系統對編務工作的重要意義

  首先，ERP系統的實施有助于將圖書數據串聯在一起，減少數據孤島，避免了各個部門信息不對稱。對于編務工作而言，從選題開始，經過三審三校、ISBN（國際標準書號）申領、CIP（圖書在版編目）申領，每個流程都相對獨立，而通過ERP系統，可使原本各自獨立的編務流程的所有數據聯系在一起，甚至直到編務下游的印制、發行、財務工作等環節。

  其次，使用ERP系統能提高編務與行政主管部門之間的互動質量。在編務環節，與行政主管部門的日常互動主要包括選題申報、書號及CIP申領。針對這三個環節，主管部門分別開發了相應的填報軟件，同時開放了相應的數據批量導入接口，出版單位可通過ERP系統與相關軟件對接，提高工作效率，也減少了人工操作所帶來的差錯。

  再次，使用ERP系統還能提高市場的反饋速度，保證服務質量。具體在編務工作中，通過使用ERP系統能及時將市場、讀者反饋的信息反映給編輯和作者，這些信息使出版單位更好地面向市場、服務讀者。

  ERP系統在編務工作中的實施策略

  編務管理包括五大部分：選題管理、合同管理、編審管理、ISBN及CIP申領、費用核算。

  選題是編務的基礎工作，在ERP系統，通過設定選題流程的狀態，規范選題的審批流程，還能將行政主管部門對選題的審批意見反饋到系統中去，做到對選題的審核過程有據可查。選題流程還應考慮到與國家新聞出版廣電總局相關系統的對接，不僅要將選題申報系統中的必填字段納入選題上報的表單中，還應考慮將ISBN及CIP系統的部分必填字段也納入進來，盡可能地減少編輯在下游編務環節的重復操作，提高工作效率。不僅如此，在完善ERP系統中圖書印刷工價信息的前提下，申報選題時可附帶加入成本預算表，再結合預估的定價，可計算出大致的保本印數，用數據決策，而不是依據經驗判斷，達到對選題的選擇做出科學判斷的目的。

  選題列選后，出版社應與作者簽訂出版合同，合同也是ERP系統中十分重要的環節，同時也是編輯、印制及稿酬流程申請和審核的依據。在合同填報時，可以把出版社的格式化合同作為模板，并且對部分固定格式進行校驗（數字、日期、金額等），以此保證數據的正確性。在合同執行的過程中，可提取合同中的部分數據作校驗，如填寫印制單時紙張規格須與合同一致，亦可提取合同中的時間數據作相關事務提醒，如在合同所約定支付作者稿酬時間的前三天提醒相關人員申報稿酬單。由此可見，合同與下游流程的關聯，將在很大程度上減少因違反合同而產生的差錯，也降低了出版單位的法律風險。

  編審流程的三審是編務工作中最關鍵的部分，其關系到出版物的內容質量是否能達到出版要求。責任編輯收到稿件，可通過ERP系統登記稿件信息，作為檔案保留，之后則可進入三審流程。ERP系統可以查找相關部門及角色，準確地定位出相關選題的復審及終審人員。在三審流程中，責編、復審及終審需將自己的審稿意見填入系統，最終由總編輯審核是否允許發稿，再由系統打印出固定格式的三審意見表作為圖書檔案保存。通過ERP系統記錄三審流程，整個過程不用手寫材料，快捷便利，且信息資料保存完整，這使得三審的效率有了很大提升。當然，三審流程并不是越快越好，ERP系統可對三個審次的時間做出指導性的提醒控制，杜絕出現“三審一日游”的情況。

  稿件在三審完成且總編輯發稿后，ERP系統可自動生成ISBN申請單，并通過任務列表，提醒編務人員導出ERP系統的Excel文件，再將Excel文件導入行政主管部門的ISBN系統中，開始申領ISBN。在取得ISBN后，ERP系統還可保存ISBN系統的條碼信息，以便印制部門使用。CIP的申請流程與ISBN申領相似，將ERP系統中導出的XML文件導入CIP申報系統。在CIP申領完成后，ERP系統將會保存CIP核準信息文件，不僅如此，還可自動獲取核準信息中的核準號及分類號。由于在選題申報過程中，責任編輯已經將有關信息填入系統中，因此，在申請ISBN及CIP時，整個操作可直接由編務人員完成，減輕了責編和編務的負擔，使編輯能更專注于選題策劃及書稿編輯加工，減少人工差錯，同時縮短出版周期，提高編輯和編務的協作程度及整體的工作效率。

  費用申請包括作者稿酬及編輯過程中所產生的各種勞務費用的發放申請，這也是編務工作之一。對于作者稿酬，ERP系統可從合同信息中提取稿酬發放的時間、標準等來提醒責任編輯開具稿酬單。對于其他各種勞務費用，如編審費、校對費、裝幀設計費等，則可在ERP系統中設定相應發放規則，如按千字、按圖幅數、按碼數計費，由填報人員申請。通過ERP系統，可不打印費用領取單之外（財務在費用領取后需要使用該單據作為憑證附件）的其他紙質材料，同時費用審核過程中的選題信息、合同信息、作者信息等均可在ERP系統中查詢到。

  信息技術的進步、經濟發展環境都使出版單位面臨著越來越大的機會和競爭，提升質量、提高效益，是出版社在新形勢下的必然選擇，實施ERP系統是該選擇的必然結果。出版單位必須認清新形勢，轉變發展理念，借助科技發展的力量，做好出版事業，迎接新挑戰。

  （作者單位：廈門大學出版社施建嵐）