信息化管理助力印刷企業管理升級

當下，很多印刷企業選擇通過信息化手段(如ERP、MIS等)改造傳統的粗放式管理模式，向數字化和信息化管理模式邁進。筆者在報紙印刷企業從事信息化管理工作多年，深感信息化管理對報紙印刷企業的重要意義，在此與廣大讀者分享幾點心得體會。

科學安排生產

當下，很多報紙印刷企業依然存在“口頭指揮”“無單生產”的情況。這種粗放式管理模式非常不規范，極易出現溝通錯誤。且當生產調度人員想要了解實時生產進度或者需要下達生產指令時，必須通過電話溝通或親自到現場查看才行，管理效率低下。另外，采用粗放式管理模式，企業管理人員無法及時獲得準確的生產數據，不利于企業的經營決策。

而采用信息化管理模式，可以將數字化控制延伸到各機臺以及各生產環節，做到科學安排生產。如此，生產管理人員可以實時了解生產進度，并根據實際情況科學安排生產。做到科學安排生產，主要應做好以下3個方面的工作。

1.生產計劃

報紙印刷企業的生產計劃一般包括周計劃、臨時訂單和日計劃三部分。由于大多數定期出版的報紙都以周為周期，因此報紙印刷企業的機臺生產計劃也通常以周為周期。采用信息化管理系統，可以先建立一個周計劃，每天根據周計劃在信息化管理系統中自動檢索當天要印刷的報紙訂單，再加上當天的臨時訂單，就生成了當天的日計劃。當日計劃下達到各個印刷機臺和各個生產工序時，就進入到了生產過程管理階段。這時，若要安排機臺任務，信息化管理系統就會根據每個機臺的產能情況，合理安排最優的任務組合。假設一家印刷企業有5臺產能不同的輪轉印刷機，系統會根據活件情況，合理安排每臺輪轉印刷機的工作量。

2.過程管理

過程管理包括版面接收管理、CTP輸出管理、印刷機臺管理、印后管理和生產調度管理等環節。現在，很多印刷企業都在嘗試運用實時反饋的方法進行過程管理。在生產過程中，各工序、各機臺可通過網絡實時接收指令，并實時反饋進度和工作記錄。例如，每個機臺每開始生產一個活件或者結束一個活件，都可以實時反饋到管理部門;生產管理人員根據事前制訂的生產計劃，結合各機臺、各生產環節的實時反饋信息，靈活做出調度決策，并實時下達到各機臺和各生產環節;如果遇到提前完成或者延緩完成任務的情況，生產管理人員還可以在第一時間獲得信息并重新安排生產。

值得一提的是，以前如果要進行生產信息的實時反饋，需要在機臺安裝電腦并連接網線。而現在只需一個平板電腦，再加上車間的無線網絡即可，非常便捷。

3.統計報表及數據分析

在采用粗放式管理模式的報紙印刷企業中，企業管理者大多到月底和年底才能看到統計報表。因為通常情況下，印刷企業都是在月底或年底才會統計報表并進行相關數據的分析，很多報紙印刷企業會專門配備人員進行此項工作，不僅工作量大，還容易出錯。而通過信息化手段進行管理，可以詳細記錄生產過程中的各種信息，每天完成生產后，就可以通過系統直接生成各車間的日報表，如報紙生產時效分析日報表、印刷機臺產量日報表、照排機產量日報表、拼曬版產量日報表、CTP產量日報表等。有了準確的日報表，月底就可以直接生成相應的月報表。這樣，印刷企業的生產經營情況就一目了然了。

實現成本控制

通過信息化管理，可使各環節的數據清晰透明，從而極大降低成本控制的操作難度，為印刷企業解決成本控制這一大難題。

1.采購成本控制

采購成本控制主要是指采購過程中對采購的原材料及其他物品的成本進行控制。信息化管理系統可以使整個采購過程信息化、透明化、制度化。采購部門主要利用電子采購平臺實現對供應商和采購信息的管理，通過招標選定供應商并簽訂合同，采購合同中包含的信息便是信息化管理系統中的基礎數據。利用這些基礎數據，系統可以實現對供應商的信譽管理、到貨質量管理和采購付款管理等功能。

進行采購成本控制時，報紙印刷企業月采購情況表非常重要，其一般包括安全庫存量、月采購計劃和臨時采購計劃，在制作月采購情況表的子表時，就需要考慮諸如現有庫存量是多少、如何計算月度計劃、臨時采購考慮是否完全等瑣碎信息。如果采用粗放式管理模式，要將這些信息全部整理好著實不易。但如果采用信息化管理，這些數據就可以通過信息化管理系統記錄或者計算得來，避免出現因采購不足而延誤生產或者因過量采購而占用流動資金的情況。另外，利用月采購情況表，還可以隨時比較不同時間采購同一商品的價格情況，避免了因采購人員發生變動而造成采購價格波動的情況。不僅如此，清晰合理的采購計劃表還可以減少流動資金的占用。

2.使用成本控制

紙張、CTP版材以及設備零配件等的成本是報紙印刷企業控制使用成本的重要方面。通過信息化管理系統進行成本控制主要可以從流程控制和考核控制兩個角度入手。

(1)流程控制

流程控制即通過規范印刷工藝流程來控制各項材料的使用數量。以紙張為例，信息化管理系統不僅針對紙張的整個使用周期設計了合理的紙張需求量計算公式，還對紙張的整個使用流程進行了精確監控。在紙張出庫之前，信息化管理系統會計算出需要領用的紙張數量。紙張出庫之后，也會監控紙張從車間(存紙)到機臺(使用紙)，最后到印刷成品或變為廢品過程中的使用情況。

(2)考核控制

對印刷材料的精確監控可以作為機臺人員的考核標準之一，從而達到控制成本的目的。如可以將原材料按照一定原則分解到相關生產部門(可根據往年消耗量的統計數據制訂分配比例)，指定對應的考核標準，然后根據每天的實際生產情況進行考核。

控制經營風險

采用信息化管理系統還能幫助印刷企業控制經營風險，有效降低生產經營中的不確定性，為企業的正常運營保駕護航。

1.保證生產高效、準確

對于報紙印刷來說，時效性最重要，報紙印刷企業的第一要務是及時保質保量地印刷出報紙。但在保證生產時效性的同時，一定要防止諸如印錯版(有些印刷廠曾出現誤將前一天的版面當成當天版面來印的錯誤，造成重大損失)、未注意到報社臨時改版、工藝工序未通知到位等情況的發生。采取數字化工作流程，用信息化管理代替粗放式管理，可以規避這些風險，信息化管理系統可自動檢測和更換舊版面，不再需要手工刪除或者替換，從而讓具體的工藝工序直接下單到機臺，保證了報紙的正常印刷。

2.確保代管紙的安全使用

很多報社都是自己采購紙張，由印刷企業代管。這無疑給報紙印刷企業增加了額外的工作，尤其是對于那些承印多種報紙、需要管理多個報社紙張的印刷企業來說，更是麻煩得多。很多印刷企業對代管紙的管理都不規范，紙張混用情況經常出現，時間久了就會出現代管紙數量不清，甚至還可能出現丟紙現象。

通過信息化管理系統可以將紙張進行統一管理，理清自有紙和代管紙的賬目，明確自有紙和代管紙之間的借還關系。

3.規避丟報風險

以前報紙印刷企業偶有丟報情況發生，因為沒有監控，很難搞清楚事件原委。現在，我們可以通過在出報口及堆積機上安裝傳感器進行計數，有效掌握實際的交報數量;在機臺部分通過生產計數掌握廢報數量;再通過對損耗的監控，即可掌握報紙生產的情況，有效避免丟報情況。

企業管理的信息化，是企業走向“互聯網+”及“工業4.0”的第一步，相信隨著信息技術的不斷進步，印刷行業的信息化水平也將得到全面提升。