內部體系再造之“戰” 印企ERP實施當有的放矢

導讀：當前市場環境下，印刷企業已經開始意識到轉型升級是企業發展的必由之路，引入ERP軟件系統是提升企業整體管理能力的捷徑之一。但是，很多企業負責人并沒有意識到，這不僅僅是使用一套軟件系統那么簡單，而是企業內部體系再造過程中新舊管理秩序之間的一場“戰爭”。

一次偶然的機會，筆者同一位名叫約翰的美國同行聊起印刷企業ERP實施方面的話題。這個話題一下子讓這個原本少言寡語的美國紳士激動起來。約翰的公司在中國也有合作企業，使用同美方一樣的ERP系統。他說這套系統在北美200多家合作企業中已使用多年，十分成熟可靠，但是中方合作企業一直用得很不理想，他們僅僅在使用系統的部分基礎功能，還有一些功能幾乎處于半癱瘓狀態。約翰最不理解的是為什么中方企業對已經確定的工作計劃不能認真執行；為什么會有那么多的例外處理情況；為什么員工好像都不喜歡按規范使用系統。

其實，約翰提到的這些問題在國內印刷企業的ERP實施工作中是較為普遍的現象。很多印刷企業都同意ERP是必須實施的，甚至有些企業已經是第二次實施了，但真正能達到高效使用的并不多。筆者認為印企實施ERP的軟肋主要表現在3個方面。

使命定位 做好使用前的準備

印刷企業內部流程和供應鏈管理比較復雜，很多企業管理體系粗放，主要依靠員工的經驗和相關人員全程跟單來保證訂單的順利完成，企業內部的流程定義和崗位規范或多或少都有缺失。企業負責人就希望通過一套軟件來把這些缺失和不規范環節彌補起來，但這樣的使命ERP系統是很難完成的。原因很簡單：軟件是死的，人是活的，處于輔助地位的軟件遠遠達不到人所起的作用。

ERP系統的使命應當是幫助那些已經形成良好崗位規范和流程定義的企業，將資源管理平移到信息化平臺上來，將員工從重復性工作中解放出來，幫助員工提高工作效率和精準性，同時管理層可以實時掌握企業資源的使用情況。這并不是說沒有準備好的印刷企業就不能使用ERP系統，而是要清楚地意識到ERP軟件的使用是有先決條件的，至少在系統正式上線之前應保證基本達到使用條件。約翰并沒有意識到的是，對于ERP軟件使命的定位錯誤是很多印刷企業ERP項目實施不成功的主要原因。

價值分析 補上數據化管理這一課

要充分發揮ERP軟件的作用，就必須給系統提供正確的數據。約翰一直把“進去的是垃圾，出來的就一定是垃圾！”這句話掛在嘴邊。ERP系統的重要價值在于能夠為企業管理者提供有價值的分析數據并給出判斷，管理者可以根據這些信息確定下一階段的工作重點，指導企業日常經營。如果印刷企業原來的內部管理體系中，數據使用程度較高而且衡量指標設置合理，就比較容易發揮ERP系統的作用。當員工團隊感受到ERP帶來的好處，就會更加規范認真地使用它。

令人不安的是，國內的許多印刷企業在日常經營中憑經驗靠感覺，沒有形成數據化管理體系。例如公司整體毛利偏低是由諸多原因造成的，如果通過數據分析判斷出主要原因是營銷不善，那么就可以進一步通過產品分析、客戶分析等手段確定下一階段應調整的工作重點。這樣的管理模型是印刷企業順利實施ERP的關鍵。在歐美發達國家，印刷企業的內部管理體系在ERP軟件尚未出現時，就已經形成了系統性的衡量標準，日常管理重點的調整絕大部分都是在數據分析后得出的。事實上，正是由于企業先有了數據化管理模型，才促進了ERP軟件的出現和應用。顯然，約翰沒有認識到在美國印刷企業中已經相當普及的管理模式在中國很多企業中都是缺失的，因此同樣的ERP軟件在中國本土企業的實施過程中一定會有大量的問題出現。只有把數據化管理這一課補上，約翰的中方合作企業才能完成ERP項目的成功實施。

轉型升級 內部體系再造之“戰”

當前市場環境下，印刷企業已經開始意識到轉型升級是企業發展的必由之路，引入ERP軟件系統是提升企業整體管理能力的捷徑之一。ERP項目的實施可以迅速將個人才能整合為集體力量，為企業贏得市場先機。但是，很多企業負責人并沒有意識到，這不僅僅是使用一套軟件系統那么簡單，而是企業內部體系再造過程中新舊管理秩序之間的一場“戰爭”，企業決策層的重視程度和決心是打贏這場戰爭的關鍵。新的管理秩序是建立在工作高度計劃性的基礎上的，包括ERP項目實施工作的本身，都需要有計劃地組織協調企業現有資源。能夠成功實施ERP項目的企業都表現出內部關系簡單、工作任務清楚，學習型組織的特點。而處于變革中的企業，做出某項決策時，統一員工思想是比較困難的，這需要強大的企業文化來支持，不是在短時間內可以完成的。

就ERP軟件技術本身來講，筆者認為國內很多軟件開發商的能力是夠的，印刷企業不需要自己開發整個系統。更為重要的是將ERP項目實施列為企業當期最重要的工作任務，最好由一把手親自領導。其間，要動員企業的絕大多數管理崗位，協調保障。人事部門要及時根據ERP項目涉及的崗位職責變化修訂相關規定，并與員工績效考評結合起來；財務部門應根據數據積累情況及時更新參考標準；各部門必須按計劃推進并及時反饋調整。“兵貴勝，不貴久！”《孫子兵法》中的這句話用在ERP項目實施工作中同樣合適。

ERP項目實施是印刷企業內部管理能力全面提升的重要手段。ERP系統與基于CIP3/4的數字化流程的協同實施，將構成印刷企業內部生產保障系統的核心管理體系。一方面可以有效提升企業管理效率；另一方面可以極大提高客戶體驗的滿意度，成為企業實現差異化競爭的重要支撐，也是打造印刷企業軟實力不可或缺的基石之一。